Inom ett företag produceras ofta mycket dokument, och ganska snabbt blir mängden dokument oöverskådlig. Ofta är det så att om man söker ett visst dokument så går man till den man tror utfärdade dokumentet som förhoppningsvis hittar det i en pärm. Om det inte råkade vara utlånat till någon man glömt vem det var.
Ett bra system för dokumentation löser de allra flesta av de problem man har kring dokumentationen. När medarbetarna börjar känna sig lite mer säkra på systemet så kommer man dessutom ett steg närmare det papperslösa kontoret.
Klassificering
Det största problemet vid införande av system för dokumenthantering är utan tvekan klassificeringssystemet, och här finns det verkligen all anledning att fundera på att ta in extern expertis. Det finns ett stort antal olika system för klassificering, exempelvis:
- Registreringsnummer: Dokumentets reg-nr avspeglar t.ex. avd-år-projekt-ämne, typ UTV-2015-ELBIL-Batteri27. Givetvis kan systemet varieras nästan oändligt, men man måste i de flesta fall begränsa sig till en ganska ”grund” struktur. Fungerar hjälpligt, men kan onekligen ge en del letande.
- Nyckelord: Varje dokument får ett antal nyckelord som beskriver dokumentet, typ #utveckling #2015 #elbil #batteri27 #fälttest #underkännande. Nyckelorden bestäms centralt, oftast med anvisningar om ”rätt användning”. Det är ett stort jobb att lägga upp en bra struktur, men den blir oftast mycket effektiv och flexibel. Antag att man söker efter ett dokument som handlar om underkännande av ett batteri. Genom att söka på ”#underkänn* #batt*” (där * anger valfria tecken) så får man snabbt fram det dokument man söker.
Format
Oberoende av vilket system man väljer ställs man inför frågan om vilket format som skall användas när man sparar dokument i dokumentsystemet. Bortsett från mycket speciella fall är svaret att spara i PDF det som är läsbart av alla, helt oberoende av om man har originalprogrammet.
Vilket system man än väljer behöver man förstås en databas för lagring av dokumenten och dessutom de registerförda orden man använder, vare sig det är reg-nr eller nyckelord eller något annat.