En spendanalys ser till att ett företag kan ha koll på vilka kostnader för inköp och tjänster som företaget har. Spendanalysen ser alltså till att skapa en överblick på vad ett företag spenderar, samt vilket mönster dessa inköp och tjänster skapar. Mönstret används sedan för att förebygga och förhindra onödiga inköp och nyttjande av tjänster. I långa loppet kommer företaget att spara pengar och förbättringar att göras.
Vad innehåller en spendanalys?
En spendanalys besvarar ett flertal frågor för att skapa en förståelse, samtidigt ger möjligheten till att återfå kontrollen över företagets ekonomi. Frågorna som ställs är: Vilka inköp görs? Hur mycket pengar spenderas på inköp? Vilka leverantörer och tjänster nyttjar företaget sig av? Hur genomförs inköpen? Vilka personer är ansvariga för tjänster och inköp? När dessa frågorna är besvarade är det dags att genomföra förändringar inom företaget.
En spendanalys alla steg
En spendanalys genomförs i fyra olika steg. Först genomförs en datainsamling på alla inköp som företaget har gjort från olika leverantörer. Det insamlade materialet ska sedan ”normaliseras”, då all data som behövs sorteras fram. Därefter är det dags att kategorisera materialet för att underlätta bearbetningen inför analysen. Sista steget är slutligen att rapportera om vad som har kommit fram och detta underlag används sedan för att göra klart spendanalysen.